A Küldöttgyűlés elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülésére vonatkozó szabályok

Az EJI ügyvezetése (Elnökség) a veszélyhelyzet során a személy- és vagyonegyesítő szervezetek működésére vonatkozó eltérő rendelkezések újbóli bevezetéséről szóló 502/2020. (XI. 16.) Korm. rendelet (a továbbiakban: „Rendelet”) alapján az alábbiak szerint határozza meg az Egyesület döntéshozó szervének (Küldöttgyűlés) elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülésére vonatkozó szabályait és e szabályok tagokkal való közlésének módját.

1. Az EJI Alapszabályában, valamint Szervezeti és Működési Szabályzatában foglalt szabályok alkalmazása

1.1. Az EJI Elnöksége úgy határoz, hogy a koronavírus-világjárvány második hulláma elleni védekezésről szóló 2020. évi CIX. törvény (a továbbiakban: „Felhatalmazási törvény”) időbeli hatálya alatt a Küldöttgyűlés ülését elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével történő részvételével kell megtartani.

1.2. Az EJI létesítő okiratának (Alapszabályának) rendelkezéseit a Küldöttgyűlés elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével való megtartására a jelen szabályzat szerinti eltérésekkel kell alkalmazni.

1.3. Az EJI felügyelőbizottsága tagjainak, valamint állandó könyvvizsgálójának tájékoztatására és a Küldöttgyűlés elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülésén (a továbbiakban: „hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés”) való részvételére vonatkozóan az EJI Alapszabályában, valamint Szervezeti és Működési Szabályzatában, illetve a jelen szabályzatban foglaltakat a tagokkal azonos módon alkalmazni kell.

1.4. Jelen szabályzat az elfogadásával lép hatályba.

2. A döntéshozó szerv ülésére szóló meghívó

2.1. Az ülés meghívóját legkésőbb az ülést megelőző 15 nappal korábban, írásbeli, igazolható módon kell elküldeni az ülés időpontja, a napirendi pontok és a határozatképtelenség esetén megismételt Küldöttgyűlés időpontjának megjelölésével.

2.2. Az ülés napirendjére vonatkozó részletes tájékoztatás nem mellőzhető, a napirendet a meghívóban olyan részletességgel kell feltüntetni, hogy a szavazásra jogosultak a tárgyalni kívánt témakörökben álláspontjukat kialakíthassák.

2.3. A meghívóhoz csatoltan meg kell küldeni a határozati javaslatok tervezetét.

2.4. A meghívóban szerepeltetni azt a tájékoztatást, hogy az ülés elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével kerül megtartásra.

2.5. Az ülés meghívóját, napirendjét, határozati javaslatait és egyéb előkészítő jellegű dokumentumait minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel, ennek hiányában azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással való hitelesítéssel aláírva kell megküldeni a tag elektronikus levelezési címére (e-mail), ennek hiányában postai címére.

3. Az Ülésen való részvétellel kapcsolatos szabályok

3.1 Az Elnökség megállapítja, hogy az Elnökség tagjai a Küldöttgyűlés valamennyi tagját személyesen ismerik. Tekintettel erre a körülményre a küldöttek személyazonosságának külön igazolására akkor sincsen szükség, ha az ülés hírközlő eszköz igénybevételével kerül megtartásra.

3.2 A hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés való részvételi jogukat az Alapszabály 9.1.16. pontja szerinti személyek, valamint az állandó könyvvizsgáló a jelen szabályzat 3.3. pontja szerinti elektronikus hírközlő eszköz útján gyakorolják.

3.3. A hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés lebonyolítására igénybe vehető elektronikus hírközlési eszközként az EJI Elnöksége a Zoom Video Communications, Inc. által fejlesztett ZOOM elnevezésű informatikai alkalmazást (a továbbiakban: „Alkalmazás”) határozza meg. Az EJI elnöksége az Alkalmazás használatával kapcsolatos valamennyi lényeges információt a Küldöttgyűlés, az Alapszabály 9.1.16. pontja szerinti egyéb résztvevők, illetve az állandó könyvvizsgáló rendelkezésére bocsát, legkésőbb az ülést megelőző 5. napig

3.4. A meghívottak (Küldöttek, az Elnökség tagjai, az Igazgató, a Felügyelőbizottság tagjai, a Jogdíjbizottságok tagjai) a hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés való részvételi szándékukat nem kötelesek előre jelezni.

3.5. Az Egyesület meghívottnak nem minősülő tagjai a hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés való részvételi szándékukat legkésőbb az ülést megelőző 5. napig jelzik az EJI Elnöksége felé. A részvételi szándék jelen pont szerinti jelzése az ülésen való részvétel feltétele.

4. A hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés lebonyolításának rendje

4.1. Az ülés levezető elnöke az EJI elnöke (a továbbiakban: „Elnök”). Az Elnök akadályoztatása esetén az ülést az Elnökség által kijelölt másik elnökségi tag vezeti le.

4.2. Ha az ülésen résztvevő valamennyi tag az egyidejű videókapcsolatot is biztosító hírközlő eszköz igénybevételével vesz részt az ülésen, a levezető elnök kézfeltartással rendeli el a nyílt szavazást. Azon tagok, akik az elektronikus hírközlési eszköz útján megtartott ülésen az egyidejű videókapcsolatot nem biztosító módon vesznek részt, nyílt szavazás esetén szavazatukat úgy adják le, hogy a levezető elnök az ily módon résztvevő tagokat nevük kezdőbetűinek sorrendjében hívja fel arra, hogy szavazatukat, illetve tartózkodásukat szóban jelezzék a Küldöttgyűlés számára.

4.3. Az elektronikus hírközlési eszköz útján megtartott Küldöttgyűlés titkos szavazással meghozandó határozatait az Alkalmazás „Polling” funkciója révén hozza meg.

5. Jegyzőkönyv, jelenléti ív

5.1. Ha az ülésről – az Alapszabály 9.1.20. pontjával ellentétben – jelenléti ívet nem kell felvenni, azonban a jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az ülésen elektronikus hírközlő eszköz útján részt vevő tagoknak az EJI nyilvántartásában szereplő nevét és lakcímét.

5.2. Az ülés jegyzőkönyvvezetője a szabályzat 3.1. pontja szerinti levezető elnök, a jegyzőkönyvet az ülést levezető vezető tisztségviselő írja alá.

5.3. A Küldöttgyűlés helyszíneként az elektronikusan megtartott ülés körülményeit kell rögzíteni a jegyzőkönyvben.

6. A tagok tájékoztatása az elektronikus hírközlési eszköz alkalmazására vonatkozó sajátos rendelkezésekről

6.1. Jelen szabályzatot az Elnökség megküldi a Küldöttek, az Elnökség tagjai, az Igazgató, a Felügyelőbizottság tagjai, a Jogdíjbizottságok tagjai, valamint az állandó könyvvizsgáló részére.

6.2. Az Elnökség a jelen szabályzatot, valamint a Küldöttgyűlés megtartásának módjáról és időpontjáról szóló tájékoztatást honlapján (www.eji.hu) közzéteszi.

6.3. Az EJI Elnöksége a hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés hozott döntésekről legkésőbb az ülést követő 5 napon belül tájékoztatja a küldötteket.

6.4. Az Elnökség a jelen szabályzat elfogadásával egyidejűleg hatályon kívül helyezi a Küldöttgyűlés ülésezésére vonatkozó azon szabályzatot, amely a veszélyhelyzet megszűnésével összefüggő átmeneti szabályokról és a járványügyi készültségről szóló 2020. évi LVIII. törvény („Átmeneti törvény”) szerinti felhatalmazás alapján került kidolgozásra és elfogadásra.

2020. november 20.

« vissza az előző oldalra

Hírek


Interjúk


Eseménynaptár

2021
03/
01

Hangfelvételi adatlapok regisztrációs határideje

2021
04/
22

Jogdíjkifizetés (külföldi jogdíjak és 2020. évi jogosultkutatás eredménye)

2021
06/
30

Jogdíjkifizetés (2020. évi rádiós, lehívásos, háttérzenei és kiegészítő díjak, külföldi jogdíjak)

2021
08/
02

Audiovizuális adatlapok regisztrációs határideje

2021
09/
30

Jogdíjkifizetés (2020. évi audiovizuális jogdíj, ismétlési jogdíj, külföldi jogdíjak)

2021
11/
30

Jogdíjkifizetés (külföldi jogdíjak)